Digitalisering

Digitaliseren met DAR/WIN^®

Papieren documenten zijn nog steeds een veel voorkomend verschijnsel binnen organisaties en vragen veel tijd om te verwerken. Papieren documenten hebben naast voordelen een aantal grote nadelen. Ze zijn statisch, kunnen maar moeizaam gedeeld worden en hebben de neiging om kwijt te raken. Dit kan echter veel efficiënter. Digitaliseer uw documenten en bespaar op uw kosten.

We streven er naar om alle papieren documenten direct om te zetten naar digitale documenten. Op deze manier kan elk document gebruikt worden in de gewenste processen. De informatie van elk document kan als data gebruikt worden in relevante processen. Als de processen dan volledig digitaal plaatsvinden is het mogelijk om maximaal rendement te krijgen uit de informatie en de processen in de organisatie. Business Process Management hulpmiddelen maken dit mogelijk.

Documenten bevatten ongestructureerde informatie. Voor efficiënt informatiemanagement is het digitaliseren en opslaan van documenten een eerste stap. Het structuren van de informatie in de vorm van datavelden wordt mogelijk met OCR technologie (optical character recognition) en het toepassen van bedrijfslogica. Vervolgens kan deze data geïntegreerd worden met backoffice applicaties.

Hieronder een aanral voorbeelden van toepassingen:

Postkamer
Het sorteren en distribueren van inkomende post is een arbeidsintensief karwei. De rol van digitalisering als kostenbesparing is helder. De volgende stap is onderscheid maken in het type document. Naast een plaatje van het document, kunnen dan relevante velden ter indexering aangeboden worden aan bijvoorbeeld het workflow- of postregistratiesysteem.

Factuurverwerking
Worden de (inkoop)facturen al jaren handmatig verwerkt? Een arbeidsintensief en daarmee foutgevoelig karwei. Op iedere factuur staat dezelfde soort informatie zoals factuurnummer, datum, bedragen, etc. welke automatisch herkend kunnen worden en aangeboden aan het financiële systeem.

Orderverwerking
Als de prioriteit van de afdeling (interne) verkoop vooral ligt bij het correct invoeren en interpreteren van orders, dan kan dit op termijn ten koste gaan van service en ondersteuning van het verkoopproces. Het terugbrengen van handmatige invoer maakt tijd vrij om aandacht te besteden aan het klantcontact zelf en (voorkomen van) uitzonderingen.

E-mail
Zowel in papieren, als elektronische vorm blijft een document een plaatje dat bewerkt moet worden om de juiste kwaliteit te krijgen. Ook hiervoor kan structurering in de vorm van OCR en herkennen van gegevens worden toegepast. Hetzelfde geldt voor e-mail; in principe bevatten e-mails willekeurige informatie. Dit wordt omgezet naar gestructureerde data.

Document management systeem
Documentmanagement gaat natuurlijk verder. Regelgeving en transparantie noodzaken organisaties om na te denken over andere media (beeld, geluid) bewaartermijnen, opslagformaat, versiebeheer, zoeken en vinden, externe publicatie, etc. Het systeem voldoet aan de eisen voor (flexibele) integratie met andere applicaties.

Document Management maakt het mogelijk documenten snel en effectief op te slaan en deze even snel weer terug te vinden. Direct of vanuit een ander (gekoppeld) systeem.